Fragen zur steuerlichen KFZ-Nutzung – 1% Regel, Fahrtenbuch

1% – Regelung

Bei der 1% – Regelung handelt es sich um eine Pauschalisierung der privaten Nutzung des PKW. Unabhängig von der wirklichen Nutzung werden pro Kalendermonat 1% des Brutto Listenneupreises zuzüglich der Kosten für etwaige Sonderausstattungen zugrunde gelegt.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit werden 0,3 % des Brutto Listenneupreises für jeden Kilometer berücksichtigt. Davon wird aber die Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer abgezogen.

Für die Fahrten bei einer doppelten Haushaltsführung sind 0,002 % des Brutto Listenneupreises zu berücksichtigen. Auch hierbei wird von jedem Kilometer die Kilometerpauschale von 30 Cent abgezogen. Dies gilt aber nur einmal die Woche. Für jede weitere Fahrt kann dann kein Abzug mehr erfolgen.

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Fahrtenbuch

Eine andere Methode ist das Schreiben eines Fahrtenbuches, das dann die tatsächlich entstandenen Kosten wiedergibt. Es muss über das gesamte Kalenderjahr geführt werden und es muss sich daraus entnehmen lassen, welche Fahrten betrieblicher und welche Fahrten privater Natur waren.

Das Fahrtenbuch muss mindestens den Kilometerstand und das Datum zu Beginn und Ende einer jeden Fahrt enthalten. Zusätzlich muss auch das Reiseziel (oder der Besuch etwaiger Geschäftspartner) und der Reisezweck angegeben werden (Urteil VI R 3/12 BFH v. 13.11.2012). Wenn während einer Fahrt getankt wird, muss die Tankstelle als Ziel eingetragen werden. Es reicht in diesem Fall nicht aus, nur z.B. die Fahrt vom Büro zum Geschäftstermin anzugeben. Auch jeder Zwischenstopp ist als eigene Position in das Fahrtenbuch einzutragen.

Das Fahrtenbuch muss im Fahrzeug aufbewahrt werden.
Fahrtenbücher, die elektronisch bspw. Über Excel erstellt werden, werden nach der Rechtsprechung nicht anerkannt (Urteil VI R 64/04 BFH vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410).
Wenn der PKW von mehreren Fahrern benutzt wird müssen verschiedene Spalten angelegt werden.

Bei einem PKW im gewillkürten Betriebsvermögen ist der Anteil der privaten Nutzung entweder ebenfalls durch ein Fahrtenbuch oder durch eine Schätzung zu ermitteln. Das Fahrtenbuch muss dann genauso geführt werden, wie oben bereits dargestellt. Die Schätzung dagegen erfolgt nicht mehr unter den Regeln der 1% – Methode sondern anhand geeigneter Unterlagen. Diese sind beispielsweise Terminkalender oder Reisekostenaufstellungen.

Wenn gar keine Aufzeichnungen geführt werden, darf das Finanzamt schätzen, was meist zur Folge hat, dass der betriebliche Nutzungsanteil im Vergleich zum privaten eher gering ausfällt, was für den Steuerpflichtigen meist ungünstig ist.

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Was kann steuerlich geltend gemacht werden, wenn der PKW zum Privatvermögen gehört?

Gehört der PKW zum Privatvermögen, können sämtliche Kosten für Anschaffung oder Unterhalt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Abgezogen werden kann dann nur ein betrieblich genutzter Teil. Zu dieser betrieblichen Nutzung zählen beispielsweise die Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte. Dieser Teil muss feststellbar sein, also ebenfalls dokumentiert werden. Der dokumentierte betrieblich genutzte Teil des PKW wird dann anhand einer Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer steuermindernd berücksichtigt.

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